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  相关政策   
  国际会议申办流程   
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  亚博客户端买球 国际会议 相关政策
南京工业大学举办国际学术会议管理办法


 

为了加强对我校举办国际学术会议的管理亚博客户端买球亚博客户端买球,规范国际会议申办程序、会议过程管理、经费管理和会议总结工作亚博客户端买球,提高举办国际会议的效益亚博客户端买球,根据国家教育部和省教育厅有关文件精神亚博客户端买球,结合我校实际亚博客户端买球亚博客户端买球,特制定本管理办法亚博客户端买球。

 

第一章  会议界定

第一条  本办法适用的国际会议包括以南京工业大学或校属单位名义在我国境内(不含港、澳亚博客户端买球、台地区)主办、承办的有国外代表出席的学术会议亚博客户端买球亚博客户端买球、论坛、研讨会、报告会和交流会等亚博客户端买球。

第二条  国际学术会议应达到包括主办国在内的至少2个国家以上;与会人数不少于50人亚博客户端买球亚博客户端买球;外宾占到与会人数的20%等条件亚博客户端买球。

第三条  按照国际会议正式代表人数亚博客户端买球,将国际会议划分为大型国际会议、中型国际会议、小型国际会议亚博客户端买球。大型国际会议是指正式代表在300人以上的会议亚博客户端买球亚博客户端买球;中型国际会议是指正式代表在100人以上、300人以下(含300人)的会议亚博客户端买球亚博客户端买球;小型国际会议是指正式代表在100人以下(含100人)的会议亚博客户端买球亚博客户端买球亚博客户端买球。

 

第二章  申请审批

第四条  申请条件:

1、申请举办国际会议的单位对会议的学术领域有较强的教学及科研力量亚博客户端买球,教学亚博客户端买球亚博客户端买球亚博客户端买球亚博客户端买球、科研水平较高亚博客户端买球,一般应在国内处于领先地位。

2亚博客户端买球、能够征集到国内外具有较高学术水平的论文,并能够邀请国际及国内的著名学者出席会议亚博客户端买球。

3亚博客户端买球亚博客户端买球、得到有关主管部门的同意和支持亚博客户端买球。

4亚博客户端买球、会议经费落实亚博客户端买球,须提供相应的证明材料,并具备会务及接待工作的能力亚博客户端买球。

第五条  申请程序:

1亚博客户端买球亚博客户端买球、凡申请举办国际学术会议亚博客户端买球亚博客户端买球亚博客户端买球亚博客户端买球,举办单位一般应在一年前认真研究后填写《南京工业大学举办国际学术会议校内审批表》(见附件1)送科技处亚博客户端买球,经国际合作处审核会签报分管校长审批后亚博客户端买球亚博客户端买球亚博客户端买球亚博客户端买球,由国际合作处拟文上报江苏省教育厅亚博客户端买球。

2亚博客户端买球、举办单位提交的申请材料应包括以下内容:

(1)会议中亚博客户端买球亚博客户端买球亚博客户端买球亚博客户端买球、英文全称及简称亚博客户端买球亚博客户端买球,举办日期亚博客户端买球、会期、地点亚博客户端买球亚博客户端买球,主办单位亚博客户端买球亚博客户端买球、合办单位亚博客户端买球亚博客户端买球、协办单位亚博客户端买球、委托承办单位名称亚博客户端买球,与会人员范围亚博客户端买球、会议规模亚博客户端买球、外宾人数亚博客户端买球亚博客户端买球亚博客户端买球;

(2)会议的主题亚博客户端买球、议题和主要内容;

(3)会议经费来源及列支经费预算亚博客户端买球;

(4)举办国际会议的必要性亚博客户端买球亚博客户端买球、预期目的以及已具备的条件亚博客户端买球;

(5)拟邀请的主要中、外方人员姓名、单位亚博客户端买球亚博客户端买球、职务亚博客户端买球;

(6)会议主席和组织机构的主要成员、会议联系人及联系方式亚博客户端买球;

(7)作为主办、合办、协办或委托筹办单位和经费资助单位的境外组织的背景材料(名称须中英文亚博客户端买球亚博客户端买球亚博客户端买球、内容包括该国际组织的章程、组织机构、政治背景亚博客户端买球亚博客户端买球、对华态度、历次活动及成员有无“一中一台”问题);

(8)其他需要特别说明的情况亚博客户端买球。

3亚博客户端买球亚博客户端买球、待有关主管部门正式批准下文后亚博客户端买球亚博客户端买球,承办单位方应积极开展各项筹备工作亚博客户端买球亚博客户端买球亚博客户端买球亚博客户端买球。

4亚博客户端买球、确定正式邀请参加国际学术会议的海外代表名单后亚博客户端买球,承办单位应在会前2个月填写《南京工业大学举办国际学术会议邀请外国人来华校内审批表》(见附件2)报国际合作处亚博客户端买球,由国际合作处统一向上级主管部门申办其来华签证事宜亚博客户端买球亚博客户端买球。

5亚博客户端买球、若有台湾学者参加亚博客户端买球亚博客户端买球亚博客户端买球,举办单位须将有关背景材料和名单报学校国际合作处亚博客户端买球,由国际合作处专项报批。

6、若会议的举办需学校有关部门配合亚博客户端买球亚博客户端买球,举办单位应在会前一个月向学校国际合作处汇报亚博客户端买球,由校领导牵头召开有关部门协调会亚博客户端买球。 

7亚博客户端买球、如需邀请国家及省市领导人参加国际会议开幕式等活动亚博客户端买球,举办单位应在会前一个月向学校国际合作处提交书面报告亚博客户端买球,并同时提交会议背景材料和领导讲话代拟稿。学校国际合作处在请示校领导后负责向国家亚博客户端买球、省亚博客户端买球、市有关部门报批亚博客户端买球。

8亚博客户端买球、组织好会议期间的宣传和报道工作亚博客户端买球,以扩大我校的国际影响。

 

第三章  经费管理

第六条  经费原则:会议经费未经落实亚博客户端买球亚博客户端买球,不得申请办会亚博客户端买球⊙遣┛突Ф寺蚯颍会议举办单位应严格执行学校有关经费的管理规定亚博客户端买球亚博客户端买球,坚持厉行节约亚博客户端买球亚博客户端买球亚博客户端买球亚博客户端买球,收支平衡亚博客户端买球,以会养会的原则亚博客户端买球,会议举办单位应尽量争取校外资助亚博客户端买球亚博客户端买球亚博客户端买球。

第七条  帐户申请:会议举办单位持学校签发的会议批件到校计划财务处申请会议专用帐号;外币收入亚博客户端买球,按学校计划财务处规定,将外币折合成人民币亚博客户端买球。

第八条  国际会议收入管理

1、国际会议收入包括

(1)会议注册费:根据国际惯例亚博客户端买球,由会议承办单位向参会代表收取的用于会议支出的费用亚博客户端买球。

(2)国际组织专项资助:国际组织拨付给会议承办单位的专项经费亚博客户端买球亚博客户端买球亚博客户端买球?亚博客户端买球;嵋槌邪斓ノ挥蚬首橹昵胱ㄏ钭手?亚博客户端买球。

(3)政府部门拨款:指在无会议注册费收入和国际组织专项资助亚博客户端买球亚博客户端买球,或者会议注册费收入和国际组织专项资助不足以弥补会议开支时亚博客户端买球亚博客户端买球,国家财政安排的对在华举办国际会议的补助经费。

(4)赞助收入:指境内外机构或部门、企业亚博客户端买球、个人出于自愿亚博客户端买球,无偿向国际会议提供资金或物资赞助形成的收入。

(5)其他收入:召开国际会议时举办展览、展示亚博客户端买球、广告亚博客户端买球、旅游中介等收入。

2亚博客户端买球、会议各项收入必须统一纳入预算管理亚博客户端买球,单独核算亚博客户端买球,专款专用亚博客户端买球亚博客户端买球,专人负责亚博客户端买球亚博客户端买球。国际会议的经费由国际合作处亚博客户端买球亚博客户端买球、科技处、计划财务处共同监管亚博客户端买球。

3亚博客户端买球亚博客户端买球亚博客户端买球、举办国际会议得到的赞助物资及会议期间购买的办公用品亚博客户端买球亚博客户端买球亚博客户端买球、消耗材料等应严格管理。财产物资的取得、保管亚博客户端买球、领用要有严格的报批程序,指派专人负责亚博客户端买球。

4亚博客户端买球、举办国际会议购置或通过赞助取得的各项财产物资亚博客户端买球亚博客户端买球,应在会议结束后3个月内进行处理亚博客户端买球亚博客户端买球,具体处理方案报计划财务处审批,财产物资处置收入在扣除相关税费后上缴学校亚博客户端买球。以会养会的,财产物资处置收入可用于抵补会议相关支出亚博客户端买球亚博客户端买球亚博客户端买球亚博客户端买球。

第九条  国际会议支出管理

1、国际会议支出包括:

(1)召开会议所必须的场地租金:大型亚博客户端买球、中型亚博客户端买球亚博客户端买球、小型国际会议正式代表人均开支标准分别为每天100元(人民币亚博客户端买球,货币单位下同)亚博客户端买球、150元和200元亚博客户端买球。

(2)会议开幕式或闭幕式一次冷餐招待会(酒会)费用?;嵋檎酱砣司П曜嘉?50元(含酒水及服务费用)亚博客户端买球。

(3)会议期间工作人员食宿费用:除特殊情况报经批准外亚博客户端买球,国际会议工作人员人数控制在会议正式代表人数的10%以内,开支标准为每人每天300元亚博客户端买球亚博客户端买球亚博客户端买球。

(4)会议期间志愿人员工作午餐费用及误餐补贴亚博客户端买球。志愿人员仅安排午餐或发放误餐补贴,开支标准为每人每天100元。志愿人员不安排住宿亚博客户端买球亚博客户端买球。

(5)同声传译人员劳务费及同声传译设备和办公设备租金亚博客户端买球。同声传译开支标准为口译每人每天5000元亚博客户端买球亚博客户端买球亚博客户端买球,笔译每千字200元;同声传译设备和办公设备租金,会议正式代表人均开支标准为每天50元亚博客户端买球亚博客户端买球。

(6)境外同声传译人员除劳务费及境外国际旅费外(只承担同声传译人员乘坐经济舱的国际旅费亚博客户端买球亚博客户端买球,据实结算)亚博客户端买球亚博客户端买球,同声传译人员的食宿、交通等各项费用,由个人承担。

(7)会议代表往返驻地与会场的交通费用及其他必要的用车费用亚博客户端买球。租金开支标准为:大巴士(25座以上)每辆每天1500元,中巴士(25座及以下)每辆每天1000元亚博客户端买球,小轿车(5座及以下)每辆每天800元亚博客户端买球亚博客户端买球亚博客户端买球。

(8)其他会务费用亚博客户端买球。实行综合定额控制,会议正式代表人均开支标准为每天100元亚博客户端买球,开支范围包括:办公用品、消耗材料购置费用亚博客户端买球亚博客户端买球亚博客户端买球,会议文件印刷亚博客户端买球、会议代表及工作人员的制证费用等。上述各项费用之间可以调剂使用亚博客户端买球,在综合定额控制内据实报销。

(9)会议如有注册费收入亚博客户端买球亚博客户端买球,我方可承担国际组织官员及秘书处人员会议期间的食宿费用亚博客户端买球,以及特邀代表的国际亚博客户端买球、国内旅费亚博客户端买球。

(10)一般会议代表往返国际国内旅费(包括往返机场的交通费)亚博客户端买球亚博客户端买球、食宿亚博客户端买球、医疗亚博客户端买球、参观游览、个人消费等费用,由个人承担亚博客户端买球。

(11)为筹备会议而发生的邮费、通讯费及劳务费亚博客户端买球?亚博客户端买球;嵋槔臀穹延貌坏贸嵋橹С龅?0%亚博客户端买球亚博客户端买球。劳务费包括论文评审费亚博客户端买球亚博客户端买球亚博客户端买球、美工费亚博客户端买球亚博客户端买球亚博客户端买球、工作人员劳务费等亚博客户端买球亚博客户端买球亚博客户端买球。

(12)其他必要的有关费用。

2亚博客户端买球亚博客户端买球亚博客户端买球亚博客户端买球、我校举办的国际会议应按国际惯例办事亚博客户端买球,不得承担额外的义务亚博客户端买球,要厉行节约亚博客户端买球、讲求实效亚博客户端买球,从严控制经费支出,努力做到以会养会亚博客户端买球亚博客户端买球亚博客户端买球亚博客户端买球。

3、国际会议所有协议及支出必须经计划财务处负责人签字同意方能报销亚博客户端买球亚博客户端买球亚博客户端买球亚博客户端买球。

第十条  国际会议经费管理和监督

1、不得用会议经费购买设备亚博客户端买球。特殊情况,需报学校批准同意亚博客户端买球。

2亚博客户端买球、会议费用如有节余亚博客户端买球,不得再申请补助亚博客户端买球亚博客户端买球,节余部分10%上交学校,90%作为举办单位发展基金亚博客户端买球。

3亚博客户端买球亚博客户端买球、会议结束后亚博客户端买球亚博客户端买球,会议举办单位应及时进行财务决算亚博客户端买球,并尽快做出会议经费结算报告,报国际合作处审核亚博客户端买球,然后由举办单位报校计划财务处亚博客户端买球,按校财务各项报销规定报帐亚博客户端买球。

 

第四章  注意事项

第十一条  对国际组织要求在我国举办或承办的学术会议亚博客户端买球,需严格按照国家相关政策文件进行审批亚博客户端买球,慎重对待亚博客户端买球亚博客户端买球。人文社科类国际会议需上报校党委宣传部审批亚博客户端买球亚博客户端买球。

第十二条  原则上不邀请未建交国家人员、外国记者亚博客户端买球、外国驻华使领馆人员出席或参加会议。如有特殊需要亚博客户端买球亚博客户端买球,须事先专案报批亚博客户端买球亚博客户端买球。

第十三条  一切涉外事宜亚博客户端买球,均应事先与国际合作处沟通亚博客户端买球亚博客户端买球亚博客户端买球亚博客户端买球,以便及时请示报告亚博客户端买球亚博客户端买球亚博客户端买球,妥善处理。一般不承诺外国代表的会后旅游事宜。如代表提出要求亚博客户端买球亚博客户端买球亚博客户端买球,可与有关旅行社联系安排亚博客户端买球亚博客户端买球亚博客户端买球。

第十四条  确定会议议题亚博客户端买球、准备会议材料、国内代表发言以及会议期间安排的参观考察活动亚博客户端买球,均不得违反国家有关保密规定。

第十五条  会议结束后,举办单位要认真总结。并于30天内,向我校国际合作处提交《南京工业大学举办国际学术会议总结报告》(见附件3)亚博客户端买球、《南京工业大学举办国际学术会议统计表》(见附件4)亚博客户端买球,以及会议的全套附件支撑材料亚博客户端买球,包括会议通知亚博客户端买球亚博客户端买球、名册亚博客户端买球、论文亚博客户端买球、批文亚博客户端买球亚博客户端买球、照片亚博客户端买球、会标、光盘亚博客户端买球、录音亚博客户端买球亚博客户端买球、录相及会议报道等亚博客户端买球亚博客户端买球,未按规定提交材料者亚博客户端买球亚博客户端买球亚博客户端买球,会议费用不予报销亚博客户端买球亚博客户端买球亚博客户端买球。总结报告书内容应包括:

1亚博客户端买球亚博客户端买球、会议名称、时间亚博客户端买球亚博客户端买球亚博客户端买球、地点、主题亚博客户端买球、主办单位及与会人员等。

2、详细的会议学术内容亚博客户端买球,如各国当代科技发展战略、学科交叉与渗透、科学发现(包括科学事实和科学原理的发现)、新思想亚博客户端买球亚博客户端买球、新方向亚博客户端买球、新方法、新产品亚博客户端买球亚博客户端买球、新材料亚博客户端买球亚博客户端买球、新实验等亚博客户端买球,结合会议交流信息亚博客户端买球亚博客户端买球,突出重点,侧重创新亚博客户端买球,注意述评结合。

3、注意反映面向应用、面向市场的研发信息亚博客户端买球。

4亚博客户端买球亚博客户端买球、概括性且有意义的建议、体会亚博客户端买球、感受等亚博客户端买球亚博客户端买球亚博客户端买球。

5、篇幅以3000-8000字为宜亚博客户端买球,可附少量图表,应尽可能将其中的外文译成中文。

6亚博客户端买球、举办单位应将收集的具有重要学术价值的会议论文和信息及时向国际合作处和科技处汇报亚博客户端买球。如有反映会议信息动态的会议论文亚博客户端买球,也可与会议总结一同上报亚博客户端买球。

 

第五章  附  则

第十六条  本管理办法自2013年1月起施行亚博客户端买球,原《南京工业大学国际会议管理办法》同时失效亚博客户端买球亚博客户端买球。

第十七条  本管理办法由学校授权国际事务部国际合作处会同科研部解释亚博客户端买球。

 

 

Copyright ? 南京工业大学 国际合作处 台港澳办公室 All rights reserved. 

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